第一章 总 则

第一条 为了实现学校档案工作的规范化、制度化，提高档案管理水平，充分发挥档案作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》制订本规定。
第二条 档案工作是学校工作的一个重要组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，是维护学校真实面貌的一项科学文化事业，是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志，学校将档案工作纳入学校整体发展规划，以确保档案工作与学校整体工作同步发展。

第三条 我校档案是我校自建校以来在教学、科研、管理及其它各项活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。包括图纸、实验记录、计算材料、照片、影片、录像带、磁盘、光盘等。

第四条 学校要充分实现档案资料的价值和作用，重视档案工作，要将档案工作纳入学校工作的议事日程；纳入分管领导和档案员工作职责；纳入教职工范围和考核奖惩制度。

第二章 领导体制及职责

4、负责档案的科学管理和开放利用工作。
5、保守档案秘密，确保档案安全，做好档案保护工作，最大限度地延长档案使用寿命。
6、开展档案编研工作，积极开发档案信息资源，编制各种检索工具和专题目录、各种档案参考资料。
7、参加档案工作协作、合作与交流。

8、参与校内重大教学、科研成果鉴定和重要基建工程验收以及重大活动的启动和总结工作。

9、健全全校档案工作网络，培训全校兼职档案工作人员。
10、完成校领导交办的其他任务。

第十条 各二级职能部门档案工作负责人的职责

1、行使分管档案工作的职责，组织制定本部门的档案工作实施办法及有关规定。把档案工作纳入部门工作计划、管理制度和管理人员职责范围，在布置、检查、总结、验收各项工作中，同时布置、检查、总结、验收档案工作。配备具有较好政治、业务素质的兼职档案员，并保持相对稳定。

2、组织本单位人员学习档案法规，遵守学校档案工作的规章制度。

3、督促本单位工作人员注意文件材料的形成、积累、保管、移交，积极配合兼职档案员的归档工作。

4、督促、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收的全过程。

5、检查本单位兼职档案员履行职责情况，为本部门档案工作解决实际困难。

第十一条 各职能部门兼职档案员的职责

1、忠于职守，严格依照档案法规、政策和学校档案工作制度开展工作。

2、负责本单位文件材料、电子文件、声像材料、实物等资料的收集、积累、保管、整理、立卷归档工作。

3、坚持立卷的原则，归档案卷做到组卷合理，编写页码准确，卷内目录打印规范，案卷目录简明扼要，装订整齐。

4、注意与纸质文件对应的电子文件的收集归档。

5、按时整理移交档案资料，确保文件材料的齐全和完整。

6、积极参加业务学习和交流，掌握档案工作基本知识，不断提高业务水平。

7、加强与档案馆的联系，积极提出改进工作的意见，及时向主管领导汇报工作。

第十二条 档案工作人员（含兼职档案员）属档案专业技术人员，实行专业技术职务聘任制。

第三章 经费、库房和设备

第十三条 档案工作所需经费单独立项，纳入学校经费预算，专款专用。

第十四条 档案馆用房实行办公室、阅览室、库房三分开原则。档案库房的设置应符合档案保管要求，不宜设在楼顶或一楼（禁止设在地下室），库房面积要求有15—20年的预留空间。

第十五条 库房硬件设施需齐全，学校根据需要应为档案馆配置复印机、照相机、除湿机、吸尘器、计算机、录像机、刻录机、扫描仪、服务器等设备。

第十六条 学校应充分考虑档案的发展规模，以及适应现代化管理手段的需要，为档案馆提供专用的、符合《档案馆建筑设计规范》要求的档案库房。库房应具有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

第四章 档案的管理

第十七条 档案馆按照国家档案管理有关规定，制定档案实体分类和档案归档范围及保管期限既“三合一” 制度，对档案进行科学分类，划准归档范围，严把收进关。该归档的必须归档，不属于归档范围的材料，各处室部门应自行妥善处理。

第十八条 在对科研成果、教学、大型设备（十万元以上）、基建工程等鉴定验收时，要有档案人员参加。

第十九条 我校工作人员在教学、科研、管理等职能活动中形成的各种载体形式的文件材料，按本校档案材料归档范围，定期移交档案馆集中保管，任何单位和个人不得据为己有，也不能借故推迟移交时间。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集等各种形式进行管理。学校对捐赠的档案发给荣誉证书和奖品（或奖金），鼓励个人向学校捐赠档案。

第二十条 学校档案馆负责向国内外征集与本校有关的档案资料。

第二十一条 档案馆对接收的档案应编制案卷目录和其他检索工具，做到利用方便，信息准确迅速。

第二十二条 档案馆按照档案保存价值（会计档案除外）将保管期限分为永久、长期和短期（2010年后设永久、30年、10年）三种，对已过保管期限又无保存价值的档案，由档案馆造册，经相关部门鉴定，报校领导审批，予以销毁。未经鉴定和审批，不得销毁任何档案。

第二十三条 档案馆应建立档案保管、保密、利用制度，严格履行查、借、复印等手续。档案借阅要遵循“原件不出档案馆”的原则。库房要有专人负责，定期检查，确保档案安全，遇有特殊情况，立即向领导汇报。

第二十四条 档案馆应不断加强档案的安全保护，对已破损和字迹退色的档案应及时修复或复制。

第二十五条 档案馆应对每年收进的案卷、馆藏数量及档案利用等情况进行统计，及时向上级机关和校领导汇报。

第五章 档案的开放及利用

第六章 考核、奖励与处罚

第三十条 建立档案工作检查、考核制度，明确岗位责任制。

1、对于在档案工作中，做出突出贡献的部门和专、兼职档案工作人员，给予表彰或奖励。

2、对职能部门档案工作业绩实行评优考核制，凡经档案馆考核未达到要求者，考核等级为“不合格”。

3、档案馆于每年9月中旬向全校通报档案移交情况。

第三十一条 对违反《档案法》，玩忽职守造成档案损失的，要根据情节轻重，依照《档案法》严肃处理，直至追究法律责任。

第七章 附则

第三十二条 本办法自发文之日起执行。

第三十三条 本办法解释权归档案馆。